Pierwszy dzień z Velunio
Siedem kroków od rejestracji do pierwszej wpłaty. Trzy z nich robisz raz, cztery powtarzasz z każdą fakturą — i te cztery Velunio w dużej części robi za Ciebie.
Potrzebujesz na start
- NIP firmy i adres e-mail
- numer rachunku do faktur
- token KSeF — możesz dodać później
Rejestracja: e-mail i NIP
Wpisujesz NIP, Velunio pobiera nazwę i adres firmy z rejestrów publicznych. Dodajesz numer rachunku i wybierasz, czy faktury mają być w jednej serii (FV/2026/11/001) czy z Twoim wzorem. Zajmuje to 3 minuty.
Token KSeF
W serwisie Ministerstwa Finansów generujesz token uwierzytelniający i wklejasz go w ustawieniach. Velunio sprawdza go od razu testowym zapytaniem. Bez tokenu faktury idą tylko e-mailem — do KSeF dośle je, gdy token dodasz.
Harmonogram przypomnień
Domyślnie: 3 dni przed terminem, w dniu terminu, 7 dni po, nota odsetkowa po 14 dniach na Twój przycisk. Wybierasz ton (uprzejmy / stanowczy) i podpis. Możesz zmienić treść każdego kroku i wyłączyć przypomnienia dla wybranych nabywców.
Pierwsza faktura
NIP nabywcy, pozycje, stawka, termin. Velunio liczy VAT, tworzy PDF, nadaje numer i wysyła fakturę do KSeF. Po przyjęciu dopisuje numer KSeF na PDF-ie i wysyła e-mail do nabywcy z Twojego adresu — z kopią do Ciebie.
Przypomnienia idą same
Trzy dni przed terminem nabywca dostaje pierwszą wiadomość z PDF-em i danymi do przelewu. Jeśli wpłata nie wpłynie, kolejne wychodzą zgodnie z harmonogramem. Każde ma kopię na Twój adres i wpis przy fakturze: data, godzina, treść.
Wyciąg raz w tygodniu
Pobierasz z bankowości plik MT940 lub CSV i wgrywasz do Velunio. Przelewy dopasowują się do faktur po numerze w tytule, kwocie i nazwie nabywcy. Niedopasowane przypisujesz ręcznie — zwykle 1–2 na tydzień.
Paczka dla biura
Pierwszego dnia miesiąca (albo w dniu, który ustalisz) biuro rachunkowe dostaje e-mail z plikami: PDF-y, rejestr sprzedaży CSV, wpłaty CSV, szkic JPK_V7 i zakupy pobrane z KSeF. Może też pobrać je samo z konta gościa.
Co się powtarza co miesiąc
Po pierwszym dniu Twoja praca to pozycje faktur i jeden plik z banku tygodniowo. Reszta ma datę i godzinę w dzienniku konta.
| Kiedy | Co | Kto |
|---|---|---|
| co godzinę | pobranie faktur zakupowych z KSeF na Twój NIP | Velunio |
| codziennie 08:00 | wysyłka przypomnień zaplanowanych na ten dzień (po sprawdzeniu wpłat z wyciągu) | Velunio |
| co 5 min | ponowienie faktur, które czekają w kolejce do KSeF | Velunio |
| raz w tygodniu | wgranie wyciągu MT940/CSV, przypisanie 1–2 niedopasowanych przelewów | Ty |
| po 14 dniach | decyzja o nocie odsetkowej — przycisk przy fakturze | Ty |
| 1. dnia miesiąca | paczka miesięczna na adres biura rachunkowego | Velunio |
| 1. dnia miesiąca | faktura za Velunio — w Twoim panelu i w KSeF | Velunio |
Pytania z pierwszego dnia
Pełne instrukcje z obrazkami są w centrum pomocy.
Mam już faktury w innym programie. Co z numeracją?
Ustawiasz numer startowy, na przykład FV/2026/11/047, a Velunio numeruje dalej. Stare faktury możesz zaimportować z CSV (numer, data, nabywca, kwoty, termin), żeby przypomnienia objęły także te, które są jeszcze niezapłacone.
Czy nabywca musi coś robić po stronie KSeF?
Nie. Faktura trafia do KSeF na NIP nabywcy; on pobiera ją w swoim systemie lub nie — dla ważności faktury nie ma to znaczenia. E-mail z PDF-em i numerem KSeF dostaje niezależnie.
Co z nabywcą, który jest osobą prywatną?
Faktura dla konsumenta nie idzie do KSeF. Velunio oznacza ją „bez KSeF”, wysyła e-mailem i obejmuje przypomnieniami tak samo jak pozostałe.
Czy mogę wystawiać faktury z telefonu?
Tak, przez przeglądarkę — strona panelu działa na telefonie: wystawienie, podgląd statusów, wysyłka przypomnienia ręcznie. Wgrywanie wyciągu wygodniej zrobić na komputerze.
Ile osób może wystawiać faktury na jednym koncie?
W planie Jednoosobowa — jedna. W planie Biuro — do pięciu, każda z własnym loginem i wpisem w dzienniku: kto wystawił, kto wysłał, kto zmienił. Biuro rachunkowe ma osobne konto gościa.
Zacznij od rejestracji
E-mail i NIP. 30 dni bez opłat, bez karty.